02貸し会議室の設置者の最近のブログ記事
現在では、数多くの民間会社が運営する貸し会議室用に建てられた専門ビルにある貸し会議室をレンタルすることができます。こうした専門ビルの貸し会議室の会社は、首都圏を中心に全国の大都市部に数多く展開されています。
貸し会議室の大きさも大・中・小の様々なものが用意されており、レンタルする人の要望に応じて、そうした貸し会議室をスクール形式、シアター形式、あるいはロの字形式にレイアウトしてもらえます。公共施設の貸し会議室のように自分で机や椅子を並べ替える必要はなく、予約時に伝えると、使用する際には依頼した配置で事前にレイアウトしてもらえます。
使用できる機材などは貸し会議室の会社によって様々ですが、ほとんどの貸し会議室では、最新に近いプロジェクターなどの機器をレンタルすることができます。また、貸し会議室の椅子なども疲れやすいパイプ椅子ではなく、人間工学に基づいた座り心地の良い椅子が用意されています。
また、貸し会議室の部屋も、講演会向き、会議向き、プレゼン向き、クライアントとの打合せ向きなど様々なタイプが用意されており、会議目的によって幅広い選択肢があります。
さらに、貸し会議室における飲食物の手配も、事務所で予約をしておくと適切な時間に、適切なスタイルで行ってくれるところがほとんどです。
こうした、民間会社が運営する貸し会議室は、レンタル料金も比較的リーズナブルなところが多く、提供できる部屋やサービスもきめ細かく設定されて、どのような会議にも対応できることから、まさに、会議という目的のために生まれてきたサービスといえます。
公共施設の貸し会議室は、都道府県や市町村が建設した施設にある貸し会議室のことです。この公共施設の貸し会議室の一番大きな特徴は、近隣のホテルや民間会社などが運営する貸し会議室のレンタル料金と比べるとかなり安く借りることができるということです。
一方で、貸し会議室の机はスティール机で、椅子は安物のパイプ椅子というところが多く、備品類もプロジェクターやインターネット回線を備えていないなどといった貧弱な施設設備が見受けられます。もっとも、一部の公共施設の貸し会議室では、民間並みに美しく、設備が整ったところもあります。こうした貸し会議室は、バブル期に整備された施設に多く見られます。
また、会議における飲食物の提供も、すべて主催者が手配しなければいけない貸し会議室がほとんどなので、非常に手間がかかります。その一方で、飲食物の持込を禁止していない施設がほとんどなので、会議費を安く押さえることができます。
また、公共施設の中には文化の振興や福祉の増進といった特定の設置目的を掲げて設立されているものも多く、その目的外の会議であれば貸し会議室を借りることができなかったり、利用料金が割高になる場合があるので、事前に調べておく必要があります。
ホテルは比較的交通の便がよいところに立地しているものが多く、そこの貸し会議室で開催される会議には遠方からでも集まりやすいというメリットがあります。飲食を伴う会議や会議終了後に懇親会を行う際でも、例えアルコール類を提供しても公共交通で帰ることができます。会議中の飲み物の提供においても、この人にはコーヒーを、あの人には紅茶をなどといった細かい注文にも応じてもらえるのがホテルの魅力です。
また、ホテルでは大・小の様々な会議室を貸し出しており、会議の規模に応じて適切なスペースの会議室をレンタルすることができます。大きな会議室をレンタルすると、クロークサービスが利用でき、プロのホテルマンがてきぱきとさばいてもらえるので、特に、コートなどで荷物がかさばる冬場の利用には最適です。また、当然のことながら、ホテルには宿泊設備が備わっていることから、長期間にわたる宿泊研修にも利用することができます。
ホテルの貸し会議室のデメリットは、何といっても料金が高いことを上げることができます。しかし、決めの細かいサービスを受けることができ、雰囲気の良いエントランスから、オシャレな廊下を抜けて、美しい貸し会議室に至るまで、ステイタスを感じることができます。社内の打合せ会議などでホテルの貸し会議室をレンタルするには少しもったいないのですが、大切なお客様との商談や社運をかけたプレゼンテーションなどにはピッタリなのがホテルの貸し会議室といえます。
第三セクターの貸し会議室とは、地方公共団体と民間が出資して設立した株式会社や財団法人が運営する施設にある貸し会議室です。こうした貸し会議室は、バブル期前後に整備されたり計画されたものが多く、施設設備も比較的豪華なものが多いのが特徴です。
ただ、経営自体が赤字のところが多く、設立当初は豪華で充実していた設備類も、更新されていない貸し会議室が多く、現在では、会議のプレゼン用に必須となっているプロジェクターさえ揃っていない貸し会議室まであります。
また、第三セクターには出資している自治体から公務員が派遣されているため、前例がないなどと言って融通が利かずに、仕事が遅く、サービスレベルが非常に低い貸し会議室が多く見受けられます。逆に、一部の第三セクターの貸し会議室では、民間から派遣されている社員が主導権を握っていて、顧客志向のサービスを打ち出している貸し会議室もあります。
結論的には、第三セクターの貸し会議室はサービスの良し悪しの格差が大きく、借りてみないとわからないといえます。このため、初めて第三セクターの貸し会議室をレンタルする場合には、そのサービス水準を事前にじっくりと見極めておく必要があります。
