04貸し会議室の備品の最近のブログ記事
最近の事務処理においては、文書作成はワード、表計算はエクセル、プレゼンテーションはパワーポイントなどといったように、パソコンとそのソフトウエアーが切っても切れません。こうしたことから、最近の貸し会議室・レンタル会議室では、パソコンも含めてレンタルしている業者も数多く誕生しており、その貸し会議室のことを「PCルーム｣といって貸し出しを行っています。
こうした、PCルームは、インターネットにも接続されており、パソコンを利用する会議やセミナー・講習会などに、PCを持ち込む手間やストレスのない環境を提供しています。さらに、貸し会議室をレンタルしている会社によっては、プロジェクター・ホワイトボード・マイク・演台・裏紙・シュレッダー・ひざ掛けなどの企業内にある日常設備が無料でレンタルすることができ、セキュリティーも非常に高くＶＰＮサービスにより、より社内会議室に近い環境を提供しているところまであります。また、借りる側が持ち込んだソフトをインストールできるような貸し会議室もあります。
非常に便利な貸し会議室のPCルームですが、ここのパソコンで社外秘などのデーターを扱った場合には注意が必要です。使用するパソコンのソフトによっては、自動的にデーターのバックアップを一時ファイルに保存したり、また、インターネットの閲覧履歴も残ってしまいます。少なくとも、こうした一時保存されたファイルは削除する必要があります。(ただし、この作業では完全に消去することはできず、削除されたファイルを後から復元することもできるので、社外秘などのデーターは扱わない方が賢明です。)
貸し会議室・レンタル会議室の椅子については、内部の打合せやミーティング、クライアントとのちょっとした打合せ程度であれば、パイプ椅子であろうとどのような椅子でもかまわないものです。しかし、アイデアを出すようなブレーンストーミングを長時間行うのであれば、人間工学に基づいた造りでお尻に痛みを感じない椅子が最適です。椅子が悪いと、お尻にばかり神経が行ってしまい、注意力が散漫になる結果、いいアイデアが浮かばないからです。
また、クライアントとの最終的な大きな打合せやプレゼンの時などでも、パイプ椅子よりも人間工学に配慮された椅子がある貸し会議室の方が、相手に対して敬意を表していることにもなりますし、リラックス状態が続く中で商談を進めることができます。
また、講演会やセミナーを行う時にも、貸し会議室の椅子がパイプ椅子であると、なかなか長時間集中して講師の話を聞くことができません。とにかく、長時間になる場合には、貸し会議室に良い椅子を置いてあることが最低条件です。最近の民間の貸し会議室では、こうしたことが考慮された座り心地のいい椅子を置いてある会議室がほとんどですが、公立施設や第三セクターの貸し会議室では、パイプ椅子が置いてある場合が多いので事前に確認しておきましょう。
貸し会議室・レンタル会議室を借りる時に、内部の会議やミーティングであれば会議室用の足を折りたたむような安物のスチール机でも、どのような机でもよいのですが、大切なクライアントを招いてのプレゼンなどでは、やはりそれにふさわしい机の会議室の方が望ましいものです。
双方が間隔を空けて向き合う形でレイアウトされた貸し会議室の机の場合、特に、女性の中には膝の辺りを気にする人もいるので、脚が見えないようになっている幕板付きの机にするなどの配慮が必要です。また、こうしたレイアウトでの机では、気分的にも対峙するような雰囲気になるので、ラウンドテーブル形式の貸し会議室を借りるなど、雰囲気にもこだわった配慮をした方が会議やプレゼンの進行がスムーズに流れる場合があります。
なお、規模の大きい通常の説明会や講演会などでは、貸し会議室の机にはこだわる必要はないといえます。むしろ、机の角が壊れていないか、掃除は行き届いているか、音響等の設備は使いやすいかといったことなどに気配りが必要です。
少し大規模な会議を行う際には、マイクが必需品となってきます。会議会場が広くなるにつれ、会議参加者が多くなるにつれ、声のとおりが悪くなるのでマイクが必要になります。
貸し会議室・レンタル会議室で借りることができるマイクは、有線マイク、ワイヤレスマイク、そして胸元に付けるピンマイクです。また、マイクスタンドも併せてレンタルすることが可能になっています。また、貸し会議室によっては、レンタルできるマイクの数が少ないところがあるので、事前にしっかりと確認しておく必要があります。さらに、マイクのレンタル料金も貸し会議室によっては、無料であったり、かなり高額であったりするので、貸し会議室の料金を含めて計算しておく必要があります。
貸し会議室でマイクをレンタルするに当たって、一番大切なことは、音響設備がしっかりとしているかどうかということです。マイクを通した声が割れてしまったり、ノイズが多く入ったり、方向によっては聞こえにくかったりしたのでは、何のためにマイクを借りたのかわかりません。事前に、貸し会議室に出向き、使えるマイクの本数と共に、音響設備もしっかりと自分の耳で確認しておく必要があります。
通常の社内ミーティンや少人数でのクライアントへのプレゼンであれば、ステージなどは必要ありませんが、大人数に対してのプレゼンや講演会の開催の際には、ステージを備えている貸し会議室をレンタルする必要があります。ステージを設置することによって、プレゼンターの表情から熱意や真剣さを読み取ったり、講演会では講師の表情を見ることができるので理解も深まりやすくなります。
こうしたステージが固定で備わっている貸し会議室はかなり大きな会議室になりますが、そんなに大きくない中規模程度の会議室であっても、簡易ステージを設置できる貸し会議室がほとんどです。簡易ステージの場合、貸し会議室の使用料とは別料金でレンタルすることになります。
ステージを設置しての会議の場合には、少し大きなイベントになることがほとんどなので、貸し会議室の予約と共に、事前に会場の下見を行っておく必要があります。その際には、ステージ以外にも、空調管理、音響設備、机や椅子の雰囲気の似つかわしさ、受付スペースの有無、クロークの有無など、イベントに関連して必要となるものはすべて下調べをしておく必要があります。
プレゼン用や社員研修ビデオなどを上映する場合には、貸し会議室・レンタル会議室の備品としてビデオデッキやDVDデッキが備わっているところをレンタルする必要があります。比較的少人数で行う場合には、これらのデッキとテレビが接続されていれば事は足りますが、大人数で行う時には、これらのデッキの映像をプロジェクターでスクリーンに投影して、参加者全員が見えるようにする必要があります。
最近の貸し会議室では、こうした要望に応じることができるように、収容人数や設備備品が異なる様々なタイプの会議室が用意されています。こうした放映設備がある会議室では、カーテンを自動で閉めて部屋を暗くしても、講師やプレゼンターの手元にはスポット照明が用意されているところもあります。
貸し会議室を利用するにしても、会社内のプレゼンか、クライアントへのプレゼンかによって、また、人数によっても使用する機材も異なるため、ビデオデッキやDVDデッキを使用するにしても、貸し会議室の内外の雰囲気や調度品などにも気配りをして、最適な会議室をレンタルする必要があります。
最近では、貸し会議室・レンタル会議室にインターネット回線を用意しているところが増えてきています。インターネット回線があれば、WEB上で作成した資料を会議出席者全員のパソコンで見ながら意見交換を行ったり、WEBカメラを接続して遠隔地との人間を含めた会議を行ったりすることができます。
貸し会議室のインターネット回線は、ほとんどが光回線を用意していますが、中にはADSL回線の貸し会議室もあるため、使用方法によってはスピードが上がらずに、うまく会議ができない場合があるので事前の確認が必要です。
また、貸し会議室のインターネット回線への接続が無線なのか有線なのかの確認もしておく必要があります。ほとんどの貸し会議室の場合、有線接続になっており、LANケーブルや複数のパソコンで使用するためのHUBは自分で用意する必要がありますが、別途料金でレンタルできる場合もあります。
いずれにしても、会議を始めるまでの事前準備の時間が結構必要になってくるので、貸し会議室のレンタル時間は、その準備時間を含めて借りておく必要があります。また、会議が長時間になる場合には、パソコンのバテッリー上がり対策も考えておく必要があります。
会議室を使ったプレゼンでは、かつてはＯＨＰやスライド映写などが使用されていましたが、最近ではプレゼンソフトであるパワーポイントなどを使って、パソコンでの操作をスクリーンに映し出すという手法が主流になってきています。
このため、現在では会議の内容にもよりますが、貸し会議室の備品としてプロジェクターは必須のものとなっています。貸し会議室におけるプロジェクターは基本的に固定されているものがほとんどですが、貸し会議室によっては、別料金でプロジェクターをレンタルするところもあります。
また、貸し会議室によってはプロジェクターがあっても、それを映し出すスクリーンがヨレヨレだったり、スクリーンがなくて壁に映して使うなどという場合もまれにありますので、当然のことですが、会議室のレンタルの予約を電話で済ますだけでなく、現場を事前に確認しておくことが大切です。
なお、最近では、ノートPCと同等程度かそれ以下の重さのプロジェクターが注目されており、営業マンやサービスマンなどが社外に持ち出して、客先などの会議室でプロジェクターがなくとも、プレゼンで利用する姿も見ることができます。
会議などでは、かつては黒板が使用されていましたが、最近ではホワイトボードが会議室の定番です。ホワイトボードは、社員同士の会議でのミーティングやブレーンストーミング用のメモ書きとして使われたり、講演会で講師が強調したい事項をメモをしたりして使用されています。また、会議や講演会の式次第が書かれていたりと様々な使われ方をされているのがホワイトボードです。
ホワイトボード専用のペンで書けば、何度でも消して使えるところが便利で、なおかつ、かつての黒板と違って、消すときに殆ど粉が飛び散らないことや、消しゴムのメンテがいらないというメリットがあります。
最近の会議室に置かれているホワイトボードには、書いた文字や画像を感熱紙にコピーして出力したり、ＵＳＢ経由でパソコンに画像を転送できる高機能なものもあります。
貸し会議室をレンタルする際には、会議の目的によって、ホワイトボードのあるなしが大きな要素になってきます。貸し会議室によっては、別料金を取ってホワイトボードのレンタルをしているところもあります。
