05貸し会議室のサービスの最近のブログ記事

　貸し会議室・レンタル会議室のサービスの一つとして嬉しいものにクロークサービスがあげられます。特に、冬場の会議などではコートがかさばり、クロークがないと、膝の上においても邪魔になりますし、思わず隣の席にコートと鞄を置いてしまいそうになります。会議の途中で飲み物や食べ物が提供される時などは、膝の上の荷物が邪魔になって、飲食もままにならない時さえあります。

　こうした時には、貸し会議室の入り口付近にクロークがあると便利です。クロークサービスの提供は、貸し会議室の会社によって様々で、有料又は無料でクロークのスペースだけを貸し出し、荷物の受け渡しは主催者が行わなければならないものがあります。しかし、この方法だと、クロークの担当者は作業に慣れていないため、必ずといっていいほどクローク前で混乱が起きてしまいます。

　一方、貸し会議室会社によっては、有料又は無料でクロークの受け渡し作業を含めて引き受けてもらえるところもあります。一番スムーズに行われるのは、ホテルの貸し会議室用のクロークです。ホテルマンは、会議だけでなく、宴会やパーティでもクローク作業を常に行っているので、ノウハウには優れたものがあり、お客様をほとんど待たすことがないからです。

　貸し会議室・レンタル会議室の大きな会場で会議が行われる場合には、受付用のスペースや机・椅子などが必要になってきます。受付では、会議の出席者名簿をチェックしたり、会議資料を配布したり、場合によっては参加費用の徴収を行うことなどもあります。

　会議の受付は貸し会議室の入り口を入ったすぐのところで行うこともありますが、これだと非常に混雑するケースが多いので、通常は貸し会議室の入り口の横に机と椅子を並べて行います。この場合、レンタル料金の徴収は貸し会議室会社によって様々で、受付スペースや机・椅子のレンタル料金を取るところもあれば、机2本・椅子6脚まで無料といった貸し会議室会社まで料金体系はいろいろで、共通したものはありません。また、受付の机に張る白布も有料でレンタルしている貸し会議室会社がほとんどです。

　貸し会議室を借りるには、結構費用がかかりますが、費用が安いからというよりも、むしろ、駅から近いか、会議室の明るさや雰囲気はどうかといった出席者の目線に立った観点と、細かい注文に応じてくれるかという主催者の目線に立った観点から貸し会議室を選択すると、会議当日の成功が見えてくると思われます。

　長時間にわたる会議やおもてなしが必要な会議で必要となるのが飲食の手配です。一番簡単な方法は、会議の主催者が飲み物のペットボトルの水やお茶を用意して、社員自ら配る方法ですが、人数が増えると手間もかかりますし、飲食類の持込を禁止している貸し会議室・レンタル会議室も中にはあるので事前のチェックが必要です。

　貸し会議室では、飲み物はオプションで手配するのが一般的です。貸し会議室会社に依頼すると、ビル内の業者や出入り業者が手配してくれます。これには、先程のようにペットボトルの飲み物を配ってもらう方法やグラス入りのジュースやカップ入りのコーヒーを一人ずつ配ってもらうサービスもあります。また、ホテルの朝食時のようにドリンクサーバーを設置して各自飲み物を取るといったサービスもあります。

　貸し会議室での食事としては、幕の内などの弁当を配布する方法とパーティー形式のように一品料理を各テーブルへ設置するテイクアウト方式があります。

　いずれにしても、どのような飲食サービスができるのかは貸し会議室・レンタル会議室によって全く異なっています。ホテルの貸し会議室であれば、この人はコーヒーがダメだから紅茶を出してほしいなどといった決めの細かいサービスにも対応してもらえますが、当然のことながら料金は高くつきます。会議の性質や求めるサービスを押さえてから、適切に応じてもらえる貸し会議室を選択する必要があります。