2008年8月アーカイブ
現在では、数多くの民間会社が運営する貸し会議室用に建てられた専門ビルにある貸し会議室をレンタルすることができます。こうした専門ビルの貸し会議室の会社は、首都圏を中心に全国の大都市部に数多く展開されています。
貸し会議室の大きさも大・中・小の様々なものが用意されており、レンタルする人の要望に応じて、そうした貸し会議室をスクール形式、シアター形式、あるいはロの字形式にレイアウトしてもらえます。公共施設の貸し会議室のように自分で机や椅子を並べ替える必要はなく、予約時に伝えると、使用する際には依頼した配置で事前にレイアウトしてもらえます。
使用できる機材などは貸し会議室の会社によって様々ですが、ほとんどの貸し会議室では、最新に近いプロジェクターなどの機器をレンタルすることができます。また、貸し会議室の椅子なども疲れやすいパイプ椅子ではなく、人間工学に基づいた座り心地の良い椅子が用意されています。
また、貸し会議室の部屋も、講演会向き、会議向き、プレゼン向き、クライアントとの打合せ向きなど様々なタイプが用意されており、会議目的によって幅広い選択肢があります。
さらに、貸し会議室における飲食物の手配も、事務所で予約をしておくと適切な時間に、適切なスタイルで行ってくれるところがほとんどです。
こうした、民間会社が運営する貸し会議室は、レンタル料金も比較的リーズナブルなところが多く、提供できる部屋やサービスもきめ細かく設定されて、どのような会議にも対応できることから、まさに、会議という目的のために生まれてきたサービスといえます。
公共施設の貸し会議室は、都道府県や市町村が建設した施設にある貸し会議室のことです。この公共施設の貸し会議室の一番大きな特徴は、近隣のホテルや民間会社などが運営する貸し会議室のレンタル料金と比べるとかなり安く借りることができるということです。
一方で、貸し会議室の机はスティール机で、椅子は安物のパイプ椅子というところが多く、備品類もプロジェクターやインターネット回線を備えていないなどといった貧弱な施設設備が見受けられます。もっとも、一部の公共施設の貸し会議室では、民間並みに美しく、設備が整ったところもあります。こうした貸し会議室は、バブル期に整備された施設に多く見られます。
また、会議における飲食物の提供も、すべて主催者が手配しなければいけない貸し会議室がほとんどなので、非常に手間がかかります。その一方で、飲食物の持込を禁止していない施設がほとんどなので、会議費を安く押さえることができます。
また、公共施設の中には文化の振興や福祉の増進といった特定の設置目的を掲げて設立されているものも多く、その目的外の会議であれば貸し会議室を借りることができなかったり、利用料金が割高になる場合があるので、事前に調べておく必要があります。
ホテルは比較的交通の便がよいところに立地しているものが多く、そこの貸し会議室で開催される会議には遠方からでも集まりやすいというメリットがあります。飲食を伴う会議や会議終了後に懇親会を行う際でも、例えアルコール類を提供しても公共交通で帰ることができます。会議中の飲み物の提供においても、この人にはコーヒーを、あの人には紅茶をなどといった細かい注文にも応じてもらえるのがホテルの魅力です。
また、ホテルでは大・小の様々な会議室を貸し出しており、会議の規模に応じて適切なスペースの会議室をレンタルすることができます。大きな会議室をレンタルすると、クロークサービスが利用でき、プロのホテルマンがてきぱきとさばいてもらえるので、特に、コートなどで荷物がかさばる冬場の利用には最適です。また、当然のことながら、ホテルには宿泊設備が備わっていることから、長期間にわたる宿泊研修にも利用することができます。
ホテルの貸し会議室のデメリットは、何といっても料金が高いことを上げることができます。しかし、決めの細かいサービスを受けることができ、雰囲気の良いエントランスから、オシャレな廊下を抜けて、美しい貸し会議室に至るまで、ステイタスを感じることができます。社内の打合せ会議などでホテルの貸し会議室をレンタルするには少しもったいないのですが、大切なお客様との商談や社運をかけたプレゼンテーションなどにはピッタリなのがホテルの貸し会議室といえます。
ロの字型式の貸し会議室・レンタル会議室とは、「ロ」の字の形になるように机と椅子を四角く並べ、参加者の視線が真ん中に集まるレイアウトのことです。ロの字型式の貸し会議室は、社内ミーティングや報告会、社内研修や商談など幅広い会議や打合せで利用されています。ロの字型式の貸し会議室は、会議の参加者同士が議論をする機会の多い場に適したレイアウトで、相手の顔が見えるので意見を言いやすく、参加者同士が互いにコミュニケーションを取りやすいため、議論が盛り上がるといわれています。
変形ロの字型式の会議室の並べ方として、役員や代表者などが「ロ」の字に並べられた机に座り、その下座の後ろにスクール形式に並べた机に説明要員や資料の追加配布などを行う事務局の職員が座るという場合もあります。
通常の場合、多くの貸し会議室では、ロの字型式の会議室として限定固定して利用しているのではなく、レンタルする利用者の希望に応じてスクール形式やシアター形式の会議室に変更して利用しています。ロの字型式の会議室は、スペースを一番多くとることから、スクール形式やシアター形式に比べると、一番収容能力は少なくなります。円形式会議室もロの字型式の会議室と同じような効果があります。
シアター型式の貸し会議室・レンタル会議室とは、映画の試写会などでよく用いられる会議室のレイアウト方法の一つで、机を全く使わずに椅子だけを並べて利用する会議室の形態をいいます。シアター型式では、スクール形式で会議室を利用する場合に比べて、30％から50％ほど多い人数を収容することができるため、限られたスペースで多くの人数を収容するのに適したレイアウト方式といえます。
シアター型式の貸し会議室は、映像や動画をプロジェクターで放映するなどがメインとなる説明会や、音楽会、講演会、軽演劇、落語会、映画鑑賞会など様々な活動で採用されている会議室のレイアウト方式です。
通常の場合、多くの貸し会議室では、シアター型式の会議室として限定して利用しているのではなく、レンタルする利用者の希望に応じてスクール形式やロの字形式の会議室に変更して利用しています。
公立の施設の場合には、大きな貸し会議室には「ホール」という名称が付けられていることが多く、いずれもシアター型式の貸し会議室となっています。また、パイプ椅子など移動式の椅子ではなく、固定式の椅子を採用している貸し会議室では、机がない分、来場者がメモを取ったり筆記用具を置くスペースがないという欠点を解消するため、椅子の肘掛からミニ机が出てくるような仕組みを採用している貸し会議室もあります。また、ミニ台付きの折りたたみパイプ椅子を採用するなど、工夫をしている貸し会議室もあります。
スクール型式の貸し会議室・レンタル会議室とは、学校形式ともいわれており、先生の席があって、生徒の席が縦横に並んでいる、いわば、学校の教室のような机の並びのことです。つまり、貸し会議室の入り口とは反対方向の一番奥を講師用の席として、その一方向に向かって出席者用の机を並べた形式です。
一般的なスクール型式の貸し会議室では、一番前にホワイトボードやロールスクリーンが置かれ、その脇には大型テレビが配置されており、真ん中に講師用の机や演台が置かれています。時には、講師の荷物や資料を置くために、椅子が2脚置かれていることもあります。場合によっては、講師が使用するこの部分は、ステージになって一段高くなっていることがあります。こうした講師用のスペースに向かって、出席者用の机が平行に並べられており、一般的な机の大きさは、縦60センチ、横180センチになっています。椅子の数は、2脚又は3脚になっているケースがほとんどです。
スクール型式での並べ方は、貸し会議室では、最も一般的なレイアウト方式で、机と椅子があるので出席者はメモを取ったり、PCを広げて議事録を作成することができます。また、公共施設の貸し会議室においても、ほとんどがこのレイアウトを採用しており、講習会や資格試験会場など筆記を伴ったりするときに多く使われています。
貸し会議室・レンタル会議室のサービスの一つとして嬉しいものにクロークサービスがあげられます。特に、冬場の会議などではコートがかさばり、クロークがないと、膝の上においても邪魔になりますし、思わず隣の席にコートと鞄を置いてしまいそうになります。会議の途中で飲み物や食べ物が提供される時などは、膝の上の荷物が邪魔になって、飲食もままにならない時さえあります。
こうした時には、貸し会議室の入り口付近にクロークがあると便利です。クロークサービスの提供は、貸し会議室の会社によって様々で、有料又は無料でクロークのスペースだけを貸し出し、荷物の受け渡しは主催者が行わなければならないものがあります。しかし、この方法だと、クロークの担当者は作業に慣れていないため、必ずといっていいほどクローク前で混乱が起きてしまいます。
一方、貸し会議室会社によっては、有料又は無料でクロークの受け渡し作業を含めて引き受けてもらえるところもあります。一番スムーズに行われるのは、ホテルの貸し会議室用のクロークです。ホテルマンは、会議だけでなく、宴会やパーティでもクローク作業を常に行っているので、ノウハウには優れたものがあり、お客様をほとんど待たすことがないからです。
第三セクターの貸し会議室とは、地方公共団体と民間が出資して設立した株式会社や財団法人が運営する施設にある貸し会議室です。こうした貸し会議室は、バブル期前後に整備されたり計画されたものが多く、施設設備も比較的豪華なものが多いのが特徴です。
ただ、経営自体が赤字のところが多く、設立当初は豪華で充実していた設備類も、更新されていない貸し会議室が多く、現在では、会議のプレゼン用に必須となっているプロジェクターさえ揃っていない貸し会議室まであります。
また、第三セクターには出資している自治体から公務員が派遣されているため、前例がないなどと言って融通が利かずに、仕事が遅く、サービスレベルが非常に低い貸し会議室が多く見受けられます。逆に、一部の第三セクターの貸し会議室では、民間から派遣されている社員が主導権を握っていて、顧客志向のサービスを打ち出している貸し会議室もあります。
結論的には、第三セクターの貸し会議室はサービスの良し悪しの格差が大きく、借りてみないとわからないといえます。このため、初めて第三セクターの貸し会議室をレンタルする場合には、そのサービス水準を事前にじっくりと見極めておく必要があります。
貸し会議室・レンタル会議室の大きな会場で会議が行われる場合には、受付用のスペースや机・椅子などが必要になってきます。受付では、会議の出席者名簿をチェックしたり、会議資料を配布したり、場合によっては参加費用の徴収を行うことなどもあります。
会議の受付は貸し会議室の入り口を入ったすぐのところで行うこともありますが、これだと非常に混雑するケースが多いので、通常は貸し会議室の入り口の横に机と椅子を並べて行います。この場合、レンタル料金の徴収は貸し会議室会社によって様々で、受付スペースや机・椅子のレンタル料金を取るところもあれば、机2本・椅子6脚まで無料といった貸し会議室会社まで料金体系はいろいろで、共通したものはありません。また、受付の机に張る白布も有料でレンタルしている貸し会議室会社がほとんどです。
貸し会議室を借りるには、結構費用がかかりますが、費用が安いからというよりも、むしろ、駅から近いか、会議室の明るさや雰囲気はどうかといった出席者の目線に立った観点と、細かい注文に応じてくれるかという主催者の目線に立った観点から貸し会議室を選択すると、会議当日の成功が見えてくると思われます。
長時間にわたる会議やおもてなしが必要な会議で必要となるのが飲食の手配です。一番簡単な方法は、会議の主催者が飲み物のペットボトルの水やお茶を用意して、社員自ら配る方法ですが、人数が増えると手間もかかりますし、飲食類の持込を禁止している貸し会議室・レンタル会議室も中にはあるので事前のチェックが必要です。
貸し会議室では、飲み物はオプションで手配するのが一般的です。貸し会議室会社に依頼すると、ビル内の業者や出入り業者が手配してくれます。これには、先程のようにペットボトルの飲み物を配ってもらう方法やグラス入りのジュースやカップ入りのコーヒーを一人ずつ配ってもらうサービスもあります。また、ホテルの朝食時のようにドリンクサーバーを設置して各自飲み物を取るといったサービスもあります。
貸し会議室での食事としては、幕の内などの弁当を配布する方法とパーティー形式のように一品料理を各テーブルへ設置するテイクアウト方式があります。
いずれにしても、どのような飲食サービスができるのかは貸し会議室・レンタル会議室によって全く異なっています。ホテルの貸し会議室であれば、この人はコーヒーがダメだから紅茶を出してほしいなどといった決めの細かいサービスにも対応してもらえますが、当然のことながら料金は高くつきます。会議の性質や求めるサービスを押さえてから、適切に応じてもらえる貸し会議室を選択する必要があります。
最近の事務処理においては、文書作成はワード、表計算はエクセル、プレゼンテーションはパワーポイントなどといったように、パソコンとそのソフトウエアーが切っても切れません。こうしたことから、最近の貸し会議室・レンタル会議室では、パソコンも含めてレンタルしている業者も数多く誕生しており、その貸し会議室のことを「PCルーム｣といって貸し出しを行っています。
こうした、PCルームは、インターネットにも接続されており、パソコンを利用する会議やセミナー・講習会などに、PCを持ち込む手間やストレスのない環境を提供しています。さらに、貸し会議室をレンタルしている会社によっては、プロジェクター・ホワイトボード・マイク・演台・裏紙・シュレッダー・ひざ掛けなどの企業内にある日常設備が無料でレンタルすることができ、セキュリティーも非常に高くＶＰＮサービスにより、より社内会議室に近い環境を提供しているところまであります。また、借りる側が持ち込んだソフトをインストールできるような貸し会議室もあります。
非常に便利な貸し会議室のPCルームですが、ここのパソコンで社外秘などのデーターを扱った場合には注意が必要です。使用するパソコンのソフトによっては、自動的にデーターのバックアップを一時ファイルに保存したり、また、インターネットの閲覧履歴も残ってしまいます。少なくとも、こうした一時保存されたファイルは削除する必要があります。(ただし、この作業では完全に消去することはできず、削除されたファイルを後から復元することもできるので、社外秘などのデーターは扱わない方が賢明です。)
貸し会議室・レンタル会議室の椅子については、内部の打合せやミーティング、クライアントとのちょっとした打合せ程度であれば、パイプ椅子であろうとどのような椅子でもかまわないものです。しかし、アイデアを出すようなブレーンストーミングを長時間行うのであれば、人間工学に基づいた造りでお尻に痛みを感じない椅子が最適です。椅子が悪いと、お尻にばかり神経が行ってしまい、注意力が散漫になる結果、いいアイデアが浮かばないからです。
また、クライアントとの最終的な大きな打合せやプレゼンの時などでも、パイプ椅子よりも人間工学に配慮された椅子がある貸し会議室の方が、相手に対して敬意を表していることにもなりますし、リラックス状態が続く中で商談を進めることができます。
また、講演会やセミナーを行う時にも、貸し会議室の椅子がパイプ椅子であると、なかなか長時間集中して講師の話を聞くことができません。とにかく、長時間になる場合には、貸し会議室に良い椅子を置いてあることが最低条件です。最近の民間の貸し会議室では、こうしたことが考慮された座り心地のいい椅子を置いてある会議室がほとんどですが、公立施設や第三セクターの貸し会議室では、パイプ椅子が置いてある場合が多いので事前に確認しておきましょう。
貸し会議室・レンタル会議室を借りる時に、内部の会議やミーティングであれば会議室用の足を折りたたむような安物のスチール机でも、どのような机でもよいのですが、大切なクライアントを招いてのプレゼンなどでは、やはりそれにふさわしい机の会議室の方が望ましいものです。
双方が間隔を空けて向き合う形でレイアウトされた貸し会議室の机の場合、特に、女性の中には膝の辺りを気にする人もいるので、脚が見えないようになっている幕板付きの机にするなどの配慮が必要です。また、こうしたレイアウトでの机では、気分的にも対峙するような雰囲気になるので、ラウンドテーブル形式の貸し会議室を借りるなど、雰囲気にもこだわった配慮をした方が会議やプレゼンの進行がスムーズに流れる場合があります。
なお、規模の大きい通常の説明会や講演会などでは、貸し会議室の机にはこだわる必要はないといえます。むしろ、机の角が壊れていないか、掃除は行き届いているか、音響等の設備は使いやすいかといったことなどに気配りが必要です。
少し大規模な会議を行う際には、マイクが必需品となってきます。会議会場が広くなるにつれ、会議参加者が多くなるにつれ、声のとおりが悪くなるのでマイクが必要になります。
貸し会議室・レンタル会議室で借りることができるマイクは、有線マイク、ワイヤレスマイク、そして胸元に付けるピンマイクです。また、マイクスタンドも併せてレンタルすることが可能になっています。また、貸し会議室によっては、レンタルできるマイクの数が少ないところがあるので、事前にしっかりと確認しておく必要があります。さらに、マイクのレンタル料金も貸し会議室によっては、無料であったり、かなり高額であったりするので、貸し会議室の料金を含めて計算しておく必要があります。
貸し会議室でマイクをレンタルするに当たって、一番大切なことは、音響設備がしっかりとしているかどうかということです。マイクを通した声が割れてしまったり、ノイズが多く入ったり、方向によっては聞こえにくかったりしたのでは、何のためにマイクを借りたのかわかりません。事前に、貸し会議室に出向き、使えるマイクの本数と共に、音響設備もしっかりと自分の耳で確認しておく必要があります。
通常の社内ミーティンや少人数でのクライアントへのプレゼンであれば、ステージなどは必要ありませんが、大人数に対してのプレゼンや講演会の開催の際には、ステージを備えている貸し会議室をレンタルする必要があります。ステージを設置することによって、プレゼンターの表情から熱意や真剣さを読み取ったり、講演会では講師の表情を見ることができるので理解も深まりやすくなります。
こうしたステージが固定で備わっている貸し会議室はかなり大きな会議室になりますが、そんなに大きくない中規模程度の会議室であっても、簡易ステージを設置できる貸し会議室がほとんどです。簡易ステージの場合、貸し会議室の使用料とは別料金でレンタルすることになります。
ステージを設置しての会議の場合には、少し大きなイベントになることがほとんどなので、貸し会議室の予約と共に、事前に会場の下見を行っておく必要があります。その際には、ステージ以外にも、空調管理、音響設備、机や椅子の雰囲気の似つかわしさ、受付スペースの有無、クロークの有無など、イベントに関連して必要となるものはすべて下調べをしておく必要があります。
プレゼン用や社員研修ビデオなどを上映する場合には、貸し会議室・レンタル会議室の備品としてビデオデッキやDVDデッキが備わっているところをレンタルする必要があります。比較的少人数で行う場合には、これらのデッキとテレビが接続されていれば事は足りますが、大人数で行う時には、これらのデッキの映像をプロジェクターでスクリーンに投影して、参加者全員が見えるようにする必要があります。
最近の貸し会議室では、こうした要望に応じることができるように、収容人数や設備備品が異なる様々なタイプの会議室が用意されています。こうした放映設備がある会議室では、カーテンを自動で閉めて部屋を暗くしても、講師やプレゼンターの手元にはスポット照明が用意されているところもあります。
貸し会議室を利用するにしても、会社内のプレゼンか、クライアントへのプレゼンかによって、また、人数によっても使用する機材も異なるため、ビデオデッキやDVDデッキを使用するにしても、貸し会議室の内外の雰囲気や調度品などにも気配りをして、最適な会議室をレンタルする必要があります。
最近では、貸し会議室・レンタル会議室にインターネット回線を用意しているところが増えてきています。インターネット回線があれば、WEB上で作成した資料を会議出席者全員のパソコンで見ながら意見交換を行ったり、WEBカメラを接続して遠隔地との人間を含めた会議を行ったりすることができます。
貸し会議室のインターネット回線は、ほとんどが光回線を用意していますが、中にはADSL回線の貸し会議室もあるため、使用方法によってはスピードが上がらずに、うまく会議ができない場合があるので事前の確認が必要です。
また、貸し会議室のインターネット回線への接続が無線なのか有線なのかの確認もしておく必要があります。ほとんどの貸し会議室の場合、有線接続になっており、LANケーブルや複数のパソコンで使用するためのHUBは自分で用意する必要がありますが、別途料金でレンタルできる場合もあります。
いずれにしても、会議を始めるまでの事前準備の時間が結構必要になってくるので、貸し会議室のレンタル時間は、その準備時間を含めて借りておく必要があります。また、会議が長時間になる場合には、パソコンのバテッリー上がり対策も考えておく必要があります。
会議室を使ったプレゼンでは、かつてはＯＨＰやスライド映写などが使用されていましたが、最近ではプレゼンソフトであるパワーポイントなどを使って、パソコンでの操作をスクリーンに映し出すという手法が主流になってきています。
このため、現在では会議の内容にもよりますが、貸し会議室の備品としてプロジェクターは必須のものとなっています。貸し会議室におけるプロジェクターは基本的に固定されているものがほとんどですが、貸し会議室によっては、別料金でプロジェクターをレンタルするところもあります。
また、貸し会議室によってはプロジェクターがあっても、それを映し出すスクリーンがヨレヨレだったり、スクリーンがなくて壁に映して使うなどという場合もまれにありますので、当然のことですが、会議室のレンタルの予約を電話で済ますだけでなく、現場を事前に確認しておくことが大切です。
なお、最近では、ノートPCと同等程度かそれ以下の重さのプロジェクターが注目されており、営業マンやサービスマンなどが社外に持ち出して、客先などの会議室でプロジェクターがなくとも、プレゼンで利用する姿も見ることができます。
会議などでは、かつては黒板が使用されていましたが、最近ではホワイトボードが会議室の定番です。ホワイトボードは、社員同士の会議でのミーティングやブレーンストーミング用のメモ書きとして使われたり、講演会で講師が強調したい事項をメモをしたりして使用されています。また、会議や講演会の式次第が書かれていたりと様々な使われ方をされているのがホワイトボードです。
ホワイトボード専用のペンで書けば、何度でも消して使えるところが便利で、なおかつ、かつての黒板と違って、消すときに殆ど粉が飛び散らないことや、消しゴムのメンテがいらないというメリットがあります。
最近の会議室に置かれているホワイトボードには、書いた文字や画像を感熱紙にコピーして出力したり、ＵＳＢ経由でパソコンに画像を転送できる高機能なものもあります。
貸し会議室をレンタルする際には、会議の目的によって、ホワイトボードのあるなしが大きな要素になってきます。貸し会議室によっては、別料金を取ってホワイトボードのレンタルをしているところもあります。
