貸し会議室とは、民間会社や、地方自治体、第三セクターなどの会議室を一般向けにレンタルしている部屋のことです。貸し会議室は、レンタル会議室とも呼ばれています。最近では、多くの会社がこうした貸し会議室をレンタルして利用しています。
貸し会議室のなかでも、地方自治体や第三セクターが運営する貸し会議室では、あまり融通は利きませんが、民間会社が運営する貸し会議室は、いろいろなサービスを展開しています。民間会社の貸し会議室は、首都圏の東京を中心として、大阪や名古屋など全国の大都市でサービスの提供がなされています。
貸し会議室は、様々な目的や用途に応じて、時間単位や１日単位で借りられるレンタル会議スペースで、ミーティング、会議、総会、パーティー、研修、講演会、展示会など、あらゆる会合に利用することができます。貸し会議室をレンタルする期間が、長期間である場合には、短期の利用よりも利用料金が安くなることもあります。
こうした貸し会議室では、会議内容に応じて、必要となるマイクやプロジェクターなどの設備や備品をオプションとして付けたり、それに付随するサービスが付いてきたりします。また、多くの貸し会議室では、会議中の飲食物の提供サービスも行ってもらえます。
]]>貸し会議室の大きさも大・中・小の様々なものが用意されており、レンタルする人の要望に応じて、そうした貸し会議室をスクール形式、シアター形式、あるいはロの字形式にレイアウトしてもらえます。公共施設の貸し会議室のように自分で机や椅子を並べ替える必要はなく、予約時に伝えると、使用する際には依頼した配置で事前にレイアウトしてもらえます。
使用できる機材などは貸し会議室の会社によって様々ですが、ほとんどの貸し会議室では、最新に近いプロジェクターなどの機器をレンタルすることができます。また、貸し会議室の椅子なども疲れやすいパイプ椅子ではなく、人間工学に基づいた座り心地の良い椅子が用意されています。
また、貸し会議室の部屋も、講演会向き、会議向き、プレゼン向き、クライアントとの打合せ向きなど様々なタイプが用意されており、会議目的によって幅広い選択肢があります。
さらに、貸し会議室における飲食物の手配も、事務所で予約をしておくと適切な時間に、適切なスタイルで行ってくれるところがほとんどです。
こうした、民間会社が運営する貸し会議室は、レンタル料金も比較的リーズナブルなところが多く、提供できる部屋やサービスもきめ細かく設定されて、どのような会議にも対応できることから、まさに、会議という目的のために生まれてきたサービスといえます。
]]>一方で、貸し会議室の机はスティール机で、椅子は安物のパイプ椅子というところが多く、備品類もプロジェクターやインターネット回線を備えていないなどといった貧弱な施設設備が見受けられます。もっとも、一部の公共施設の貸し会議室では、民間並みに美しく、設備が整ったところもあります。こうした貸し会議室は、バブル期に整備された施設に多く見られます。
また、会議における飲食物の提供も、すべて主催者が手配しなければいけない貸し会議室がほとんどなので、非常に手間がかかります。その一方で、飲食物の持込を禁止していない施設がほとんどなので、会議費を安く押さえることができます。
また、公共施設の中には文化の振興や福祉の増進といった特定の設置目的を掲げて設立されているものも多く、その目的外の会議であれば貸し会議室を借りることができなかったり、利用料金が割高になる場合があるので、事前に調べておく必要があります。
また、ホテルでは大・小の様々な会議室を貸し出しており、会議の規模に応じて適切なスペースの会議室をレンタルすることができます。大きな会議室をレンタルすると、クロークサービスが利用でき、プロのホテルマンがてきぱきとさばいてもらえるので、特に、コートなどで荷物がかさばる冬場の利用には最適です。また、当然のことながら、ホテルには宿泊設備が備わっていることから、長期間にわたる宿泊研修にも利用することができます。
ホテルの貸し会議室のデメリットは、何といっても料金が高いことを上げることができます。しかし、決めの細かいサービスを受けることができ、雰囲気の良いエントランスから、オシャレな廊下を抜けて、美しい貸し会議室に至るまで、ステイタスを感じることができます。社内の打合せ会議などでホテルの貸し会議室をレンタルするには少しもったいないのですが、大切なお客様との商談や社運をかけたプレゼンテーションなどにはピッタリなのがホテルの貸し会議室といえます。
]]>変形ロの字型式の会議室の並べ方として、役員や代表者などが「ロ」の字に並べられた机に座り、その下座の後ろにスクール形式に並べた机に説明要員や資料の追加配布などを行う事務局の職員が座るという場合もあります。
通常の場合、多くの貸し会議室では、ロの字型式の会議室として限定固定して利用しているのではなく、レンタルする利用者の希望に応じてスクール形式やシアター形式の会議室に変更して利用しています。ロの字型式の会議室は、スペースを一番多くとることから、スクール形式やシアター形式に比べると、一番収容能力は少なくなります。円形式会議室もロの字型式の会議室と同じような効果があります。
シアター型式の貸し会議室は、映像や動画をプロジェクターで放映するなどがメインとなる説明会や、音楽会、講演会、軽演劇、落語会、映画鑑賞会など様々な活動で採用されている会議室のレイアウト方式です。
通常の場合、多くの貸し会議室では、シアター型式の会議室として限定して利用しているのではなく、レンタルする利用者の希望に応じてスクール形式やロの字形式の会議室に変更して利用しています。
公立の施設の場合には、大きな貸し会議室には「ホール」という名称が付けられていることが多く、いずれもシアター型式の貸し会議室となっています。また、パイプ椅子など移動式の椅子ではなく、固定式の椅子を採用している貸し会議室では、机がない分、来場者がメモを取ったり筆記用具を置くスペースがないという欠点を解消するため、椅子の肘掛からミニ机が出てくるような仕組みを採用している貸し会議室もあります。また、ミニ台付きの折りたたみパイプ椅子を採用するなど、工夫をしている貸し会議室もあります。
一般的なスクール型式の貸し会議室では、一番前にホワイトボードやロールスクリーンが置かれ、その脇には大型テレビが配置されており、真ん中に講師用の机や演台が置かれています。時には、講師の荷物や資料を置くために、椅子が2脚置かれていることもあります。場合によっては、講師が使用するこの部分は、ステージになって一段高くなっていることがあります。こうした講師用のスペースに向かって、出席者用の机が平行に並べられており、一般的な机の大きさは、縦60センチ、横180センチになっています。椅子の数は、2脚又は3脚になっているケースがほとんどです。
スクール型式での並べ方は、貸し会議室では、最も一般的なレイアウト方式で、机と椅子があるので出席者はメモを取ったり、PCを広げて議事録を作成することができます。また、公共施設の貸し会議室においても、ほとんどがこのレイアウトを採用しており、講習会や資格試験会場など筆記を伴ったりするときに多く使われています。
こうした時には、貸し会議室の入り口付近にクロークがあると便利です。クロークサービスの提供は、貸し会議室の会社によって様々で、有料又は無料でクロークのスペースだけを貸し出し、荷物の受け渡しは主催者が行わなければならないものがあります。しかし、この方法だと、クロークの担当者は作業に慣れていないため、必ずといっていいほどクローク前で混乱が起きてしまいます。
一方、貸し会議室会社によっては、有料又は無料でクロークの受け渡し作業を含めて引き受けてもらえるところもあります。一番スムーズに行われるのは、ホテルの貸し会議室用のクロークです。ホテルマンは、会議だけでなく、宴会やパーティでもクローク作業を常に行っているので、ノウハウには優れたものがあり、お客様をほとんど待たすことがないからです。
ただ、経営自体が赤字のところが多く、設立当初は豪華で充実していた設備類も、更新されていない貸し会議室が多く、現在では、会議のプレゼン用に必須となっているプロジェクターさえ揃っていない貸し会議室まであります。
また、第三セクターには出資している自治体から公務員が派遣されているため、前例がないなどと言って融通が利かずに、仕事が遅く、サービスレベルが非常に低い貸し会議室が多く見受けられます。逆に、一部の第三セクターの貸し会議室では、民間から派遣されている社員が主導権を握っていて、顧客志向のサービスを打ち出している貸し会議室もあります。
結論的には、第三セクターの貸し会議室はサービスの良し悪しの格差が大きく、借りてみないとわからないといえます。このため、初めて第三セクターの貸し会議室をレンタルする場合には、そのサービス水準を事前にじっくりと見極めておく必要があります。
]]>会議の受付は貸し会議室の入り口を入ったすぐのところで行うこともありますが、これだと非常に混雑するケースが多いので、通常は貸し会議室の入り口の横に机と椅子を並べて行います。この場合、レンタル料金の徴収は貸し会議室会社によって様々で、受付スペースや机・椅子のレンタル料金を取るところもあれば、机2本・椅子6脚まで無料といった貸し会議室会社まで料金体系はいろいろで、共通したものはありません。また、受付の机に張る白布も有料でレンタルしている貸し会議室会社がほとんどです。
貸し会議室を借りるには、結構費用がかかりますが、費用が安いからというよりも、むしろ、駅から近いか、会議室の明るさや雰囲気はどうかといった出席者の目線に立った観点と、細かい注文に応じてくれるかという主催者の目線に立った観点から貸し会議室を選択すると、会議当日の成功が見えてくると思われます。
貸し会議室では、飲み物はオプションで手配するのが一般的です。貸し会議室会社に依頼すると、ビル内の業者や出入り業者が手配してくれます。これには、先程のようにペットボトルの飲み物を配ってもらう方法やグラス入りのジュースやカップ入りのコーヒーを一人ずつ配ってもらうサービスもあります。また、ホテルの朝食時のようにドリンクサーバーを設置して各自飲み物を取るといったサービスもあります。
貸し会議室での食事としては、幕の内などの弁当を配布する方法とパーティー形式のように一品料理を各テーブルへ設置するテイクアウト方式があります。
いずれにしても、どのような飲食サービスができるのかは貸し会議室・レンタル会議室によって全く異なっています。ホテルの貸し会議室であれば、この人はコーヒーがダメだから紅茶を出してほしいなどといった決めの細かいサービスにも対応してもらえますが、当然のことながら料金は高くつきます。会議の性質や求めるサービスを押さえてから、適切に応じてもらえる貸し会議室を選択する必要があります。
]]>こうした、PCルームは、インターネットにも接続されており、パソコンを利用する会議やセミナー・講習会などに、PCを持ち込む手間やストレスのない環境を提供しています。さらに、貸し会議室をレンタルしている会社によっては、プロジェクター・ホワイトボード・マイク・演台・裏紙・シュレッダー・ひざ掛けなどの企業内にある日常設備が無料でレンタルすることができ、セキュリティーも非常に高くＶＰＮサービスにより、より社内会議室に近い環境を提供しているところまであります。また、借りる側が持ち込んだソフトをインストールできるような貸し会議室もあります。
非常に便利な貸し会議室のPCルームですが、ここのパソコンで社外秘などのデーターを扱った場合には注意が必要です。使用するパソコンのソフトによっては、自動的にデーターのバックアップを一時ファイルに保存したり、また、インターネットの閲覧履歴も残ってしまいます。少なくとも、こうした一時保存されたファイルは削除する必要があります。(ただし、この作業では完全に消去することはできず、削除されたファイルを後から復元することもできるので、社外秘などのデーターは扱わない方が賢明です。)
]]>また、クライアントとの最終的な大きな打合せやプレゼンの時などでも、パイプ椅子よりも人間工学に配慮された椅子がある貸し会議室の方が、相手に対して敬意を表していることにもなりますし、リラックス状態が続く中で商談を進めることができます。
また、講演会やセミナーを行う時にも、貸し会議室の椅子がパイプ椅子であると、なかなか長時間集中して講師の話を聞くことができません。とにかく、長時間になる場合には、貸し会議室に良い椅子を置いてあることが最低条件です。最近の民間の貸し会議室では、こうしたことが考慮された座り心地のいい椅子を置いてある会議室がほとんどですが、公立施設や第三セクターの貸し会議室では、パイプ椅子が置いてある場合が多いので事前に確認しておきましょう。
双方が間隔を空けて向き合う形でレイアウトされた貸し会議室の机の場合、特に、女性の中には膝の辺りを気にする人もいるので、脚が見えないようになっている幕板付きの机にするなどの配慮が必要です。また、こうしたレイアウトでの机では、気分的にも対峙するような雰囲気になるので、ラウンドテーブル形式の貸し会議室を借りるなど、雰囲気にもこだわった配慮をした方が会議やプレゼンの進行がスムーズに流れる場合があります。
なお、規模の大きい通常の説明会や講演会などでは、貸し会議室の机にはこだわる必要はないといえます。むしろ、机の角が壊れていないか、掃除は行き届いているか、音響等の設備は使いやすいかといったことなどに気配りが必要です。
]]>貸し会議室・レンタル会議室で借りることができるマイクは、有線マイク、ワイヤレスマイク、そして胸元に付けるピンマイクです。また、マイクスタンドも併せてレンタルすることが可能になっています。また、貸し会議室によっては、レンタルできるマイクの数が少ないところがあるので、事前にしっかりと確認しておく必要があります。さらに、マイクのレンタル料金も貸し会議室によっては、無料であったり、かなり高額であったりするので、貸し会議室の料金を含めて計算しておく必要があります。
貸し会議室でマイクをレンタルするに当たって、一番大切なことは、音響設備がしっかりとしているかどうかということです。マイクを通した声が割れてしまったり、ノイズが多く入ったり、方向によっては聞こえにくかったりしたのでは、何のためにマイクを借りたのかわかりません。事前に、貸し会議室に出向き、使えるマイクの本数と共に、音響設備もしっかりと自分の耳で確認しておく必要があります。